Чтобы у читателей не сложилось впечатление, что правила, которых мы
часто не знаем и не соблюдаем, придуманы мною, а потому совсем не
обязательны, в своих статьях я привожу много цитат. Надеюсь, что мнения
авторитетных бизнесменов, известных имиджмейкеров и протоколистов убедят
вас в том, что существуют единые стандарты общения, принятые в мировом
деловом сообществе.

Статью о визитных карточках я хочу начать с
рассказа американского специалиста в сфере деловых коммуникаций Лэйл
Лаунсенд. Она говорит об ошибках американки, прилетевшей в Японию:
"Чтобы чувствовать себя удобно во время длительного авиаперелета в
Токио, она надела свои любимые стильные джинсы и курточку. Четырнадцать
часов спустя четверо безупречно одетых джентльменов приветствовали ее в
аэропорту Нарита. Улыбаясь и низко кланяясь, они вручили ей свои
визитные карточки. Держа одной рукой сумку, она взяла их другой.
Поблагодарив, она бросила взгляд на визитки и положила их в задний
карман джинсов. Затем достала свою визитную карточку. Решив, что
иностранцам будет трудно произнести напечатанное на карточке ее полное
имя Джеральдина, сверху надписала уменьшительное - Джерри. Джентльмены
склонились над визиткой, изучая ее, и даже несколько раз взглянули на
обратную сторону, прежде чем один из них спрятал карточку в портфель. …
Ошибкой Джерри было пренебрежительное обращение с визитками. В Азии
визитная карточка является одним из важнейших элементов протокола. Ее
всегда дают и принимают обеими руками с подчеркнутым уважением. Кроме
того, Джерри слишком быстро спрятала визитки. В Азии с их помощью
стараются завязать разговор, читая информацию на карточке своего
собеседника и не откладывая ее до тех пор, пока он осторожно и
почтительно не уберет вашу. Положить визитку в задний карман джинсов -
проявление предельного неуважения. … Джентльмены несколько раз
переворачивали визитную карточку Джерри, пытаясь на оборотной стороне
найти ее имя и информацию о компании, в которой она работает, на
японском языке. Оборотная сторона визитки была, конечно, чистой. Джерри
не следовало приписывать на карточке свое имя. Визитные карточки в Азии
если и не священный предмет, то во всяком случае нечто такое, что нельзя
портить беспорядочными надписями, сделанными от руки".

Ритуал
обмена визитками характерен не только для азиатских партнеров. Каждый
бизнесмен понимает: деловая визитная карточка - это документ, а потому
необходимо соблюдать определенные требования не только к ее внешнему
виду, но и к церемонии обмена, в которой особенно много "проколов в
протоколе".

Этикет обмена визитными карточками

Не
навязывайте свою визитку! Ее вручают, когда возникла заинтересованность в
продолжении контактов. А это далеко не всегда происходит при
знакомстве. Но что же делать, если вам вручили визитку? Обязательно
вручите в ответ свою карточку. Но если не желаете продолжать контакты,
воспользуйтесь не обычной рабочей, а представительской. На
представительской карточке нет адреса, телефонов и других данных для
продолжения контактов. Такая визитка необходима в первую очередь тем,
кто часто вынужден общаться с публикой: артистам, представителям
модельного бизнеса, политикам. Представительскую визитку также можно
использовать при регистрации на конференциях и съездах, на выставках.

Запомните:
обмен визитками - это церемония, сценарий, где каждому отведена
определенная роль, которая не меняется в зависимости от ее исполнителей.

Обмениваются карточками согласно этикетному старшинству: по рангам,
начиная с высокопоставленных чинов (если вы сами не сможете разобраться,
кто есть кто, поинтересуйтесь заранее); при равенстве чинов принимают
во внимание возраст, затем учитываются женские привилегии.
При
вручении визитку поворачивают для чтения: это свидетельствует об
учтивости и внимании к получателю. Партнерам из Азии (например, Япония,
Сингапур, Тайвань) визитку подают двумя руками с поклоном. Чем важнее
персона, тем больше поклон. Представителям Передней Азии визитку (как и
подарки, пищу) вручают только правой рукой (по местным традициям левая
рука считается грязной).
"Церемониальное" вручение визитки оправдано
и тем, что на карточке написано не только имя владельца, но и название
его фирмы! Это напоминает "Стихи о советском паспорте": "Я достаю из
широких штанин дубликатом бесценного груза. Читайте, завидуйте…".
Пожалуй, такое почтение к своему деловому документу, каким является
визитка, вполне объяснимо, но вот только из карманов брюк визитку
доставать нельзя. Карманы мужских брюк предназначены для личных вещей
(носовой платок, таблетки и др.). Нагрудный карман пиджака - только для
декоративного платка, а не для ручек, расчесок и визиток. Ручки и
расчески носят во внутреннем кармане, визиткам там тоже не место. Где же
их тогда хранить? Можно все, что не запрещено, - выбор за вами.
Не вручают визитки во время застолий (исключением, пожалуй, является деловая встреча в ресторане).

Получатель,
выражая почтение, должен внимательно (хотя и непродолжительно)
рассмотреть карточку и обязательно произнести фамилию, имя или должность
ее владельца. Это может быть фраза вежливости: "Спасибо, господин
Кононов", "Очень приятно, Маргарита Алексеевна". Или просто: "Господин
вице-президент!". Признайтесь: вы так поступаете? Нет? Увы, это
этикетная демонстрация пренебрежительного отношения к партнеру на языке
символов. То есть nonverbal communications - бессловесное общение!

Однако представьте себе: вам вручают визитку, на которой написано
Gochenour или Schlesinger. Сможете ли вы, глянув на карточку, с
легкостью произнести такую фамилию? Да еще если партнеров несколько! А
иностранец, вы считаете, без затруднений прочтет Shevchenco или
Pshenyshnyuk? Поэтому при вручении визитки иностранцу обычно называют
себя - четко, не спеша. Если вы все же не расслышали, и текст визитки
также не помог вам, можно, извинившись, переспросить. Не смущайтесь!
Невежливо, если в дальнейшем вы будете называть человека неверно.

Отправляясь
куда-либо с визитом, помните: первыми вручают визитку хозяева, а не
посетители. Но коммерческий или рекламный агент вправе возразить мне:
"Такое правило этикета может помешать заключить сделку, если хозяин
кабинета (предполагаемый заказчик), не вручив своей карточки, скажет:
"Да, ваши предложения неплохие, мы их обдумаем и обратимся в вашу
фирму". Но ведь процент от заказа хочу получить я, и нужно, чтобы
обратились именно ко мне, а у партнера не останется моей визитки!".
Немного терпения - сейчас мы найдем выход.
Дело в том, что,
рассчитывая на установление контактов или отправляясь куда-либо, можно
переслать карточку (это будет равноценно визиту) или оставить в офисе
лично (если есть такая возможность - это будет правильнее).

Предположим, вы едете в Москву на конференцию, но попутно хотите
посетить еще несколько фирм и организаций, где о вас еще никто не знает.
Рассчитав время приезда, вы заранее, по почте, отсылаете в эти
организации свои визитки, на которых в верхнем углу справа (при
разработке дизайна карточки нужно предусмотреть для этого свободное
место) сделаете надпись "для кого" (например: "г-ну Кравцову",
"менеджеру по сбыту" и т. п.). Но поймут ли получатели, с какой целью вы
послали им визитку? Для этого будет необходима еще одна пометка, но об
этом речь пойдет ниже.

А пока подробнее остановимся на другом
варианте доставки визитной карточки - с помощником-коллегой или с
сотрудником вашего партнера, который возьмется передать о вас
необходимую информацию. В случае если карточку в организации оставляете
не вы лично, а помощник, нужно загнуть левый край визитки. Можно не
указывать "для кого" - об этом скажет уполномоченное вами лицо, а
пометку о цели сделать все-таки придется. Но в обоих случаях карточку
надо вложить в конверт (специальный фирменный или любой другой).
Заклеивают конверт лишь в случае передачи личного послания, но не в
официальной сфере - это стоит взять на заметку при передаче личных
визиток в светской жизни (но об этом ниже). Надписывают конверт с
визиткой, только если его отправляют с заказанным товаром из магазина.

Итак,
посетитель, которому хозяин кабинета не вручил визитку, может передать
свою карточку через секретаря (или другого сотрудника своего партнера)
до или после встречи, сделав пометку о цели вручения визитки и вложив ее
в незапечатанный конверт. Предполагается, что на визитку, доставленную
по почте или с помощником, получатель отвечает не позже, чем через 24
часа: звонит, посылает письмо или вручает в ответ свою визитку. Такой
выход на новый контакт весьма обнадеживает.
При пересылке (по почте или с помощником) на визитках необходимо сделать некоторые пометки.

Надписи на визитных карточках

Пометки,
сообщающие о цели вручения визитки, делают в нижнем левом углу
карточки. Это первые буквы слов на французском языке, который был, как
известно, языком этикета (вспомните романы XIX века). Используют эти
пометки во всем мире, а не только во франкоязычных странах. Вы можете и
не знать, как звучат эти слова, просто запомните их как таблицу
умножения.

Р.Р. (рour presentation) - "для представления". Эту
надпись делают с целью знакомства, рекомендации. Визитку с такой
пометкой вкладывают в конверт с рекомендательным письмом.
P.F.C.
(рour faire connaissance) - "по поводу знакомства". Выражение
удовлетворения знакомством. Визитку с такой надписью можно послать после
уже состоявшейся встречи с партнером, работодателем, заказчиком, это
будет свидетельствовать о заинтересованности во встрече и серьезном
отношении к партнеру.
P.P.C. (pour prendre conge) - "по поводу
прощания". Такая надпись уместна на визитке, отсылаемой для извещения об
отъезде, если вы желаете попрощаться заочно, не имея возможности
сделать это лично. Часто бизнесмены, бывая в командировках и
устанавливая связи и партнерские отношения, уезжают, не попрощавшись с
новыми знакомыми и не известив их об отъезде, - это выглядит неучтиво и
не способствует закреплению контактов. Поэтому накануне отъезда лучше
переслать по почте (или с коллегами) визитку с такой отметкой, еще раз
напомнив о себе.
P.F. (рour fete) - "к празднику". Визитка с этой
надписью может дополнить подарок, букет цветов, образец продукции,
которые вы отсылаете по случаю какого-нибудь праздника в деловой или в
светской жизни, а может быть, она просто заменит поздравительную
открытку (в том случае, если ваши отношения строго официальны и
сдержанны).
P.F.F.N. (рour faire fete nationale) - "по случаю
национального праздника". Не забывайте поздравлять своих зарубежных
партнеров с их национальными праздниками. Уважение и внимание к
иностранцу можно проявить, отослав визитку с такой надписью.

P.F.N.A. (рour fete Nouvel An) - "по случаю Нового года". Если же вы от
своих партнеров уже получили визитку с поздравлением, то, желая
поблагодарить за это и поздравить одновременно, используйте надпись
P.R.F.N.A. (рour remercier er fete Nouvel An) - "с благодарностью и
новогодними поздравлениями".
P.R. (рour remercier) - "с
благодарностью". Визитка с этой надписью может заменить благодарственное
письмо после получения подарков, цветов, рекламных материалов, оказания
каких-либо услуг, а также после посещения приема.
P.C. (рour
condoleances) - "соболезнование". Такую визитку можно отправить вместе с
цветами, денежным вкладом или вместо письма по случаю смерти кого-либо
из партнеров, его родственника или сотрудника, а также по поводу
национального траура и других трагических событий.
P.R.V. (рour
rende visite) - визитку с такой надписью вы вкладываете в конверт с
ответом на приглашение, подтверждая, что оно принято, и вы готовы к
визиту.

Визитные карточки

Георгий Монахов. Главы из книги "Мелочи создают совершенство"

Вы,
наверное, слышали или читали фразу: «Визитные карточки заменяют
документ». Дело в том, что ничего они не заменяют: деловая визитная
карточка и есть документ. А раз это документ, то, во-первых, это
определенный стандарт, а во-вторых, он должен содержать точные и
достаточные сведения для того, чтобы информацию, содержащуюся в визитке,
мы могли без сомнения в достоверности использовать и в деловом письме, и
в проекте договора, и в других деловых бумагах.

Требования к деловой визитной карточке:

1)
размер 5 х 9 см, белый тонкий матовый картон, черный четкий разборчивый
шрифт (о целесообразных отступлениях от этого стандарта вы узнаете
ниже);

2) полное без сокращений (типа «Центр УМГО «Укрречфлот» или
«КГУ им. Т. Шевченко») название фирмы или организации, каким бы длинным
оно ни было, так, как зарегистрировано в юридических документах
(например: «Общество с ограниченной ответственностью «Полиграфический
центр «Контакт»).
Известный журналист В. Цветов, много лет
проработавший в Японии, рассказывает, что получая визитку, японец прежде
всего обращает внимание на название фирмы и должность. «И если слышит:
«Извините, визитной карточки у меня нет», то впадает в растерянность, от
которой его трудно избавить даже полным изложением своей трудовой
биографии. Выступая представителем общины, именуемой фирмой «Сони»,
банком «Сумитомо» или министерством, японцу нужно знать, с членом какой
общины он входит в контакт, чтобы вести себя соответственно положению,
занимаемому общинами относительно друг друга» (18). Как видите, наша
любовь к аббревиатурам и другим сокращениям не всегда может
удовлетворить пытливого партнера. Иногда из названия фирмы непонятна и
его сфера деятельности. В этом случае нужно мелким шрифтом указать
(например: «Акционерная компания «Берест», туристические услуги»).

3)
Фамилия, имя, отчество полностью, даже если текст на иностранном языке
(«Ирина Алексеевна Свирко» не может в «иностранном варианте» деловой
визитки быть представлена как «Irene Svirko”), потому что ни наше
делопроизводство, ни национальный речевой деловой этикет отчеств не
отменял. И “Peter A. Pupko” на визитке нашего соотечественника выглядит
так же нелепо, как “Джон Фитцжеральдович Браун”. Прямо, как у Гоголя:
“Иностранец Василий Федоров”.

4) Необходимо указать не только
должность (“Зам. директора”, “Зав. бюро”, “Специалист”), но и сферу
деятельности (“Заместитель директора по хозяйственной части”, “Менеджер
по продаже и дистрибьюции”, “Специалист по внешним связям” и т.п.).

5)
Далее следует адрес фирмы и телефоны. Часто бизнесмены используют
маленькую хитрость: большое количество телефонов свидетельствует о
солидности фирмы. Может, и вы это учтете, но указывайте телефоны, по
которым все же о вас можно получить информацию. Вообще-то нужно уметь
анализировать визитку и по той информации, которая в ней есть (в
арендуемом или собственном помещении находится фирма, где арендует - в
шикарном небоскребе или красном уголке ЖЭКа?), и по той, которой в ней
нет (сознательны или случайны умолчания о форме собственности в названии
фирмы или сферы деятельности должностного лица?). Ваша визитка должна
производить впечатление достоверности, правдивости, а это утвердит во
мнении, что ее владелец - надежный партнер, а не теневик-хапуга.
Домашние телефоны на визитке указывать необязательно, но и не запрещено:
исходите из целесообразности. Есть профессии, которым без этого не
обойтись (преподаватели, артисты, адвокаты и т.п.). А может, учитывая
различия часовых поясов, и для зарубежного партнера ваш домашний телефон
- единственный способ связаться с вами. На визитке вы также можете
указать номер факса и данные электронной почты.

6) По поводу
логотипа на визитной карточке. Логотип - это оригинальное начертание
наименования рекламодателя, логотип - это рекламный знак. Следовательно,
он уместен на визитках владельцев, сфера деятельности которых связана
либо с рекламой, либо с торговлей и продвижением товара (рекламные,
коммерческие агенты и представители, специалисты PR, менеджеры по
продаже и дистрибьюции и т.п.). «Если в первом акте на сцене висит
ружье, то в четвертом оно должно выстрелить», - говорил К.
Станиславский. Логотип тоже должен «стрелять», т.е. быть целесообразным,
а не просто витиеватым украшением визитки всех деловых людей без
различия сфер деятельности. Кто-то скажет: «Но ведь все сотрудники фирмы
заинтересованы в ее продвижении!» Безусловно! Но дело в том, что
визитка - это не рекламная листовка и рекламной функции не выполняет.
Если ваш бухгалтер или программист хотят расширить свои функциональные
обязанности, то пусть вместе с визиткой вручают партнерам буклеты,
проспекты, каталоги, сувенирную рекламу.
Однако не путайте логотип
(включающий «логос» - «слово») с эмблемой фирмы (представляет собой лишь
графический образ), которая одновременно может быть и торговой маркой.
Последнее может быть на визитках всех сотрудников фирмы. Правда, на
некоторых фирмах не разработаны отдельно логотип и эмблема.

7) С
расширением деловых контактов есть необходимость иметь карточки и на
иностранном языке. Предпочтительный вариант - иметь разные визитки, а не
двухсторонние, чтобы была возможность сделать на обороте необходимые
заметки. Таково требование к визиткам дипломатических работников. Но в
обиходе бизнесменов двухсторонние визитки не запрещены, а в некоторых
случаях и целесообразны. Например, если вы или ваш иностранный партнер
будет делать почтовое отправление, то лучше воспользоваться
географическими названиями на языке страны, куда адресована
корреспонденция.

На каких же языках следует сделать деловые визитные карточки?

Установление делового этикета таково: на местном языке и языке
партнера. Разумность этого требования в том, что бизнесмен будет
использовать тот язык, который наиболее отвечает обстоятельствам,
условиям и требованиям региона, где развивается его бизнес. Деловые люди
из Одессы и Харькова сказали, что они предпочитают русский язык, в
Ивано-Франковске и Львове - украинский, в Киеве - столице государства -
здравый смысл, возможно, подскажет сделать визитную карточку на
государственном языке. Вторым языком визитки часто избирают английский.
Обусловлено это тем, что он стал языком международного делового общения.
И встречаясь с коллегами по бизнесу на выставках, конференциях и других
массовых мероприятиях, мы без колебаний используем карточку с
английским текстом. Но если мы отправляемся на встречу с немцами, то
должны подготовить визитки на немецком языке, потому что в план
подготовки встречи входит изготовление визиток на языке партнера; ждем в
гости французов - сделать карточки на французском. Это говорит о
внимании и уважении к деловым контактам с партнером.

А теперь, как
говорят актеры, реплика в сторону: а часто ли вам иностранцы вручают
визитки на украинском языке?.. Если нет - это один из этикетных способов
выразить свое неоднозначное (мягко говоря) отношение к личности
партнера. Платить той же монетой пренебрежения не стоит: ведите себя
так, как хотите, чтобы поступали с вами.

Вы познакомились с
требованиями к деловой рабочей визитной карточке, далее по ходу
изложения, мы расскажем и о других видах этого документа. Какие и в
каком случае допустимы отступления от описанного стандарта?
Очень
часто наши бизнесмены отказываются от строгих стандартных визиток,
отдавая предпочтение цветному фону, витиеватому золотому шрифту и другим
«украшательствам». Это не создает впечатления серьезности, а обличает
дурной вкус.

Необычные броские визитки допустимы в сфере
общественного питания и обслуживания (рестораны, бары, гостиницы) и
развлечений (ночные клубы, казино, дискотеки), а также в модельном и
косметическом бизнесе (салоны красоты, ателье и магазины модной одежды).
Но и в этом случае нельзя утрачивать чувство меры и вкуса и думать об
имидже своего предприятия.

Визитки с декоративными элементами,
витиеватым шрифтом бизнесмен может использовать, если карточки
используются для торжественных случаев (поздравления, благодарность и
т.п.) с соответствующими пометками (P.F., P.F.N.A., P.R.).

Фотографии
будут объяснимы целесообразностью, пожалуй, только на визитках
манекенщиц, фотомоделей и провинциальных эстрадных артистов, страдающих
манией величия.

Георгий Монахов. Журнал "Секретарь-референт"
бизнес-консультант по вопросам этикета и имиджа
www.monakhov.com.ua